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Un evento exitoso requiere de una gran cantidad de tiempo y planificación, pero no termina con el “desarmado” del mismo. Lo que debes hacer después de completar tu evento es una parte importante de la planificación general de la actividad. Yo lo llamo el “efecto post-evento”, y este es un tiempo precioso en el que tus clientes se sienten en deuda contigo por la invitación y la valiosa experiencia.
He estado involucrada en la organización y ejecución de muchos eventos durante mi carrera y todos ellos requieren de planificación antes y durante el evento, pero la planificación no se detiene cuando termina el evento, la planificación sigue para que puedas continuar beneficiandote del efecto “post-evento”. No te demores en contactar a tus clientes después del evento ya que estos estarán ansiosos de contestar tu llamado y cualquier solicitud para ayudarte. Aquí te sugiero 6 pasos a seguir después de la culminación de un evento de negocios exitoso:
1. Notas de agradecimiento
La lealtad del cliente es clave para la continuidad de tu negocio y una nota de agradecimiento escrita a mano y enviada a cada invitado es una buena forma de dar las gracias de manera especial y personal, sobre todo hoy en día que todo el mundo siempre está ocupado y no les da tiempo para escribir una nota a mano! Una nota enviada por tu correo electrónico está bien, pero una nota escrita a mano es mucho mejor! Personalmente, yo todavía suelo enviar tarjetas de Navidad escritas a mano a mi familia y amigos en lugar de las postales previamente impresas con fotografías que son tan populares. Recibir una tarjeta por correo y escrita a mano es muy especial, no se usa mucho, pero el receptor te lo agradecerá!
2. Fotografías del evento
Con la facilidad de comunicación que disfrutamos hoy en día y con todas las herramientas disponibles, puedes enviar un link con fotos del evento a tus invitados quienes lo podran compartir con sus compañereos de trabajo, amigos y familia. Yo usualmente utilizo “flickr”, pero hay muchos otros mas! Incluso daría un paso más y enviaría una imagen personal del cliente contigo y/o con otros compañeros en el evento como parte de mi e-mail con un enlace para ver más fotos. La foto inicial seguro que va a llamar su atención y curiosidad por continuar haciendo clic en el enlace. Un seguimiento por medio de una llamada o correo electrónico debe ser tu próximo paso para entablar una conversación más amigable y que tal vez resulte en una orden!
3. Comparte comentarios de clientes acerca del evento
La mentalidad social del mundo de hoy hace que todos estemos más interesados en lo que los demas esten diciendo. Los comentarios y “posts” en Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram y otras cuentas pueden seguir siendo útiles durante los meses que siguen al evento. Si no has recibido comentarios escritos después del evento, no seas tímido y pregunta a tus clientes acerca del mismo y diles que apreciarías sus comentarios. De alli, pregúnta si podrías citarlos en tu material de marketing. Usualmente la respuesta que recibirás es “seguro que si”! A la gente le gusta ayudar a gente que conoce, y sinceramente a quien no le gusta ver su nombre y comentario resaltado como parte de una buena campaña de marketing que ayudará a un socio de negocio? Designa un espacio en tu sitio web con estos comentarios y enlaza tus fotos y/o video del evento.
4. Video del evento
Si tuviste la visión de contratar a un camarógrafo para documentar tu evento, tienes una oportunidad de continuar manteniendo el interés de tus clientes con más comunicaciones. Incluso si el video no fue grabado profesionalmente todavía puedes usarlo; con herramientas fáciles de trabajar como iMovie u otras aplicaciones para edición de videos puedes hacer un compendio del evento que narrará los momentos mas agradables. Por favor, asegúrate de que el vídeo final este bien editado y que no dure mas de uno a tres minutos. Videos mas largos usualmente pierden la atención de quien lo ve por ser demasiado largo. Un video corto y con los momentos mas memorables es efectivo. Coloca el logotipo de tu negocio cuando te sea posible y un agradecimiento al final. A medida que continúes haciendo eventos, crea una biblioteca de todos ellos y da acceso a tus clientes. A todos nos gusta hacer negocios con otros, sobre todo si sabemos que vamos a pasar un buen rato haciéndolo! Puedes utilizar algunas partes de la grabación para futuros videos, incluso la próxima vez puedes hacer que la invitación para tu próximo evento sea mediante un video!
5. Envia una encuesta
¿Necesitas retroalimentación acerca de tu evento o ideas para futuros eventos? Pide a tus clientes que te echen una mano pidiendo su opinion y sus ideas tambien. Te sorprenderás de la creatividad y respuestas interesantes que podrías recibir. ¿Estas pensando en incorporar nuevos productos, servicios u otros? Pregunta a tus clientes lo que piensan mediante una encuesta. Ahora es el mejor momento para pedir su opinión.
6. Invita a tus clients a más actividades
Si tu negocio tiene un boletín de noticias (newsletter), o si ofreces seminarios educativos, estás pensando en lanzar un nuevo producto u otra idea, aprovecha el post-efecto del evento para hablar de esas actividades ahora. Recuerda, tienes la atención del cliente.
A mi, me da mucho gusto el crear y ejecutar todo tipo de actividades de marketing, pero las experiencias más memorables siempre han sido durante nuestros eventos y shows de negocios. Cuando se hacen bien, son las herramientas más atractivas en marketing, que sirven para unir a las personas en los negocios y hacer crecer sus negocios. Estos eventos pueden ser educativos, de networking y tambien con diversión, el secreto, como en cualquier formula exitosa, es saber mezclar la cantidad adecuada de cada una para ser éxitoso. La planificación es la clave, para que funcione tienes que planear por adelantado, ejecutar y seguir los pasos anteriores para seguir disfrutando de los beneficios del efecto post-evento. Los clientes apreciarán el tiempo y el dinero que haz invertido para lograr que se sientan importantes y van a querer seguir haciendo negocios contigo. ¡Que tengas un feliz post-evento!
