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La programación de “tiempo para reflexionar” en nuestras rutinas diarias no parece ser una prioridad, sin embargo, es muy importante agendar tiempo para “no hacer nada”, sino el de “pensar” para entender y crear estrategias acerca de lo que es más importante para ti y tu negocio.
A principios del mes de marzo, estuve revisando lo que tenía que completar para nuestra Cumbre de la region del Caribe (Caribbean Tech Summit), que estaba prevista para el 19-20 de marzo. Nuestra oradora principal Michelle Villalobos me había presentado algunos temas interesantes y yo estaba tratando de elegir el mejor tema para nuestros invitados. En el pasado, habíamos tenido oradores que hablaron acerca de “liderazgo”, “futuro”, “temas de motivación” y otros; esta vez quería hacer algo diferente y que todos apreciaran. Elegí el tema: “Supera el Desorden – 5 estrategias y tácticas para hacer menos y lograr más cada día.”
El tema fue un éxito! La manera sencilla que tuvo Michelle de explicar cómo organiza major su tiempo atrajo el interés de todos durante los 45-minutos de su discurso. A pesar de que dentro de su discurso no mencionó “tiempo para reflexionar” si estuvo de cierta forma considerado en su analogía. En lugar de programar “tiempo para reflexionar” en su agenda, ella colocaba el nombre tema sobre el cual quería reflexionar.
Si nos ponemos a pensar en ello, es realmente simple el organizar tu tiempo, desafortunadamente, nos llenamos con demasiadas reuniones, llamadas de teléfono inesperadas y solicitudes casuales de nuestros colegas preguntandonos si “¿tenemos un minuto?”. Estas interrupciones diarias terminan consumiendo un tiempo valioso que pudiste haber utilizado en reflexionar sobre lo que es importante para ti y tu negocio.
Un “tiempo para reflexionar” debería ser programado todos los días en nuestras agendas, con una duración de por lo menos una hora a 90 minutos. Esto te servirá para procesar lo que está sucediendo a tu alrededor o simplemente para pensar. Este valioso tiempo es lo que te ayudará a organizar tus ideas para que puedas desarrollar estrategias, organizar tu equipo y entregar las comunicaciones necesarias a tus gerentes o a los miembros del equipo. La determinación de un objetivo para cada llamada y reunion generará mejores resultados y, por lo tanto, un mejor uso de tu tiempo. Es de suma importancia el designar tiempo para la pensar en estrategias con tu equipo y de esta manera la planificación te ayudará a organizar tu tiempo para que puedas hacerte cargo de lo que hará la diferencia en tu vida y en tu negocio.
Durante nuestro evento Tech Summit Caribe, me senté con varios de nuestros clientes y socios proveedores y me di cuenta de que todos hacemos cosas que nos distraen del uso mas eficiente de nuestro tiempo durante las horas de laburo. Hemos tomado las actividades diarias que no son tan importantes y los hemos escalado a un nivel de importancia que no ameritan.
Tomemos los correos electrónicos (emails) por ejemplo, éstos se han convertido en una actividad diaria y tediosa que consume una gran parte de nuestro horario de trabajo ya que todos cometemos el error de revisarlos constantemente. Los correos electrónicos no deben considerarse urgentes. Debemos instruir a nuestros gerentes y a los miembros de nuestro equipo a ocuparse de inmediato ya sea por teléfono o acrecandose en persona de temas y mensajes urgentes. Esto eliminará la cantidad de correos electrónicos que recibimos y discusiones innecesarias. Las conversaciones urgentes pueden ser continuadas con un correo electrónico con los detalles para luego darle seguimiento y de esta manera mantener una copia escrita de los aspectos más importantes. Adicionalmente, los correos electrónicos deben ser revisados en bloques; esto reducirá al mínimo el tiempo perdido entre pasar de una actividad en la que estas concentrado a otra, y luego retomar la concentración nuevamente.
De hecho: El cerebro humano necesita el doble o hasta 4 veces más tiempo para reconocer y procesar la información cuando cambia de una tarea a otra. El tiempo perdido aumenta con la complejidad de las tareas.
~ Universidad de Harvard y la Universidad de Estudios de Michigan
Las reuniones con tu equipo deben ser directas y con un objetivo claro. He estado en muchas reuniones en que la gente está revisando sus mensajes de correo electrónico al mismo tiempo y finalmente terminan no prestando atención suficiente a la reunion ni entienden su finalidad. La falta de atención inicial en la reunion luego ocasiona que las reuniones futuras no sean enfocadas o carecezcan de participación. Entonces ¿cuál es el propósito de la reunión en el primer lugar?
En general, el tiempo que asignas para pensar acerca de tu negocio y cómo hacer las mejoras pertinentes es el mejor tiempo que puedes asignar de tu día laboral. Asegúrate de programar “tiempo para reflexionar” en tu agenda diaria a partir de ahora para que veas cómo el pensar estratégicamente hará una diferencia en tu negocio y en tu vida.
